De ofertas finalizadas a facturas: cómo funciona la facturación en ExusTrans
El flujo de facturación de ExusTrans está diseñado para eliminar errores manuales, evitar disputas y proporcionar documentación financiera clara para todos los servicios de transporte completados.
Resumen del flujo de facturación de ExusTrans
Todas las facturas en ExusTrans se generan a partir de datos verificados de la plataforma. Esto garantiza que solo los servicios de transporte completados y confirmados se incluyan en la facturación.
- 🚛 Se completa la orden de transporte
- 💬 La oferta se confirma en el chat
- 📁 La oferta se guarda como Oferta Finalizada
- 🧑💼 El administrador revisa el periodo de facturación
- 🧾 Se genera la factura
- 📄 Se emite y almacena el PDF
Paso 1: Las ofertas de transporte se finalizan en el chat
Una vez finalizada la entrega, ambas partes confirman la finalización en el sistema de chat de ExusTrans. Esta confirmación representa el cierre oficial del servicio de transporte.
- 📱 La confirmación se realiza dentro del chat
- 📦 Se verifica el estado de la entrega
- 💬 Se confirman el precio final y los costes
- 🔒 El registro queda bloqueado para la facturación
Solo las ofertas confirmadas íntegramente por ambas partes pueden pasar a la fase de facturación.
Paso 2: Las ofertas completadas se guardan como Ofertas Finalizadas
Tras la confirmación, cada transporte finalizado se guarda en el sistema como una Oferta Finalizada. Este registro se convierte en la referencia financiera oficial para la facturación.
- 📌 Ubicación: Mi perfil → Ofertas Finalizadas
- 🧾 Precio final acordado
- 🛣️ Peajes y extras aprobados
- 📍 Ruta y detalles de entrega
- 🕒 Marca de tiempo de finalización
Las Ofertas Finalizadas no se pueden editar después de la confirmación. Esto garantiza la integridad de la facturación y evita cambios retroactivos.
Paso 3: Validación y preparación para la facturación
Antes de generar la factura, el sistema valida automáticamente todas las Ofertas Finalizadas para garantizar la coherencia de los datos.
- 🔍 Verificación del estado de finalización
- 📄 Validación de precios y costes
- 🏢 Comprobación de los datos de la empresa
- 💶 Verificación del IVA y del país
- ⚠️ Detección de información faltante
Las ofertas que no superan la validación se excluyen temporalmente hasta que se corrijan.
Paso 4: El administrador genera facturas dos veces al mes
Las facturas en ExusTrans son generadas por administradores según ciclos de facturación fijos. Esto garantiza periodos contables previsibles.
- 📅 Periodo 1: del 1st al 14th del mes
- 📅 Periodo 2: del 15th al final del mes
- 📊 Solo se incluyen Ofertas Finalizadas validadas
- 🧠 Agrupación automática por cliente y transportista
Este proceso de generación centralizado garantiza coherencia y cumplimiento normativo.
Paso 5: Cálculo automático de comisiones
ExusTrans aplica una comisión estándar de la plataforma a los servicios de los transportistas. Esta comisión se calcula de forma automática y transparente.
- 🧮 Tarifa estándar: 20%
- 📌 Aplicada sobre el precio neto del transporte
- ✅ Incluida en la factura del cliente
- 📄 Visible en los documentos de facturación
Este sistema evita precios incorrectos y garantiza que los transportistas calculen siempre las ofertas correctamente.
Paso 6: Las normas de IVA e impuestos se aplican automáticamente
Durante la creación de la factura, el sistema determina el tratamiento correcto del IVA en función de la ubicación de la empresa y los datos de registro.
- 🇧🇪 IVA belga (21%) cuando corresponda
- 🇪🇺 Inversión del sujeto pasivo en la UE
- 🌍 Fuera del ámbito por ser no UE
- 📑 Se añaden referencias legales
Este proceso garantiza que las facturas cumplan la normativa belga y europea.
Paso 7: Se generan facturas en PDF
Tras el cálculo y la validación, ExusTrans genera automáticamente facturas en PDF conformes con la normativa.
- 🧾 Número de factura único
- 🏢 Identificación de la empresa
- 💶 Desglose de precios
- 📑 Notas de IVA
- 📆 Fecha de emisión y periodo
Estos documentos en PDF son adecuados para contabilidad, auditorías e informes financieros.
Paso 8: Acceso y descarga de facturas
Todas las facturas generadas se almacenan de forma segura en las cuentas de usuario y permanecen accesibles en cualquier momento.
- 👤 Ubicación: Mi perfil → Facturas
- ⬇️ Descarga de PDF con un clic
- 📊 Seguimiento del estado de la factura
- 📁 Archivo histórico
Se recomienda a los usuarios descargar y archivar las facturas para sus propios registros contables.
Ventajas del sistema de facturación de ExusTrans
El flujo de facturación automatizado ofrece ventajas significativas tanto para clientes como para transportistas.
- ✅ Menor carga administrativa
- ✅ Precios transparentes
- ✅ Menor riesgo de disputas
- ✅ Documentación lista para auditoría
- ✅ Ciclos de facturación predecibles
❓ Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuándo una oferta se convierte en una Oferta Finalizada?
Una oferta se convierte en una Oferta Finalizada cuando el transporte se ha completado y ambas partes confirman la entrega en el chat.
¿Dónde puedo ver mis Ofertas Finalizadas?
Puede encontrar todos los servicios completados en Mi perfil → Ofertas Finalizadas.
¿Puedo editar una Oferta Finalizada después de la confirmación?
No. Las Ofertas Finalizadas quedan bloqueadas tras la confirmación para garantizar una facturación transparente y fiable.
¿Con qué frecuencia se generan las facturas?
Las facturas se generan dos veces al mes: del 1st al 14th y del 15th al final del mes.
¿Quién genera las facturas?
Las facturas son generadas por los administradores de ExusTrans utilizando datos verificados de Ofertas Finalizadas.
¿Se incluyen todas las ofertas completadas en la siguiente factura?
Sí. Todas las Ofertas Finalizadas validadas dentro del periodo de facturación se incluyen en la siguiente factura.
¿Cómo se aplica la comisión del 20%?
La comisión se calcula automáticamente sobre el precio neto del transportista y se incluye en la factura final.
¿Cuándo se calcula el IVA?
El IVA se calcula automáticamente durante la generación de la factura en función de la ubicación de la empresa y los datos de registro de IVA.
¿Cuándo se crea la factura en PDF?
Las facturas en PDF se generan inmediatamente después de que el ciclo de facturación se complete y se apruebe.
¿Dónde puedo descargar mis facturas?
Todas las facturas están disponibles en Mi perfil → Facturas y se pueden descargar en cualquier momento.
¿Qué ocurre si mi Oferta Finalizada contiene información incorrecta?
Debe ponerse en contacto con el soporte de ExusTrans de inmediato. Las correcciones solo pueden realizarse antes de la generación de la factura.
¿Por qué falta mi Oferta Finalizada en la factura?
Una Oferta Finalizada puede excluirse si está incompleta, en revisión o si faltan datos obligatorios.
¿Puedo recibir facturas con mayor frecuencia?
No. Las facturas se emiten según ciclos de facturación fijos para garantizar una contabilidad coherente.
¿Durante cuánto tiempo se almacenan las facturas en ExusTrans?
Las facturas se almacenan de forma segura en su cuenta y permanecen disponibles de acuerdo con los requisitos legales de conservación.
¿Debo conservar mis propias copias de las facturas?
Sí. Los usuarios son responsables de descargar y archivar las facturas para sus propios registros contables y fiscales.
Conclusión
Desde la confirmación en el chat hasta la entrega final del PDF, ExusTrans gestiona todo el flujo de facturación de manera estructurada y transparente. Al utilizar las Ofertas Finalizadas como única fuente de verdad, aplicar automáticamente la comisión y las normas de IVA, y generar documentos conformes, la plataforma garantiza una facturación fiable para todos los usuarios.
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